İşletmelerde Zaman Yönetiminin Önemi

Prof. Dr. Erdoğan TAŞKIN

etaskin@nny.edu.tr

Yılın son haftalarına yaklaştığımız bu günlerde işletmelerin çoğunda yıllık değerlendirme toplantıları yapılıyor. Bu toplantıların bir kısmı işletme içinde yönetim, finans ve özellikle bayi satış yıllık toplantıları oluyor. Geçmiş satışlar değerlendiriliyor ve bir yıl sonraki hedefler belirleniyor.

Bu hedefler daha sonra bütün bayilere, satış temsilcilerine ve çalışanlara doğru uygun bilgisayar yazılımları ile bölüştürülüyor.

İşletmelerde gerek bayi satış, gerekse üretim, insan kaynakları gibi satış dışında çalışanların hedeflerini tutturmaları bir ölçüde kişisel zaman yönetimlerini nasıl yaptıklarına bağlı olabiliyor.

Bu nedenle işletmelerde zaman, çalışanların zamanı uygun biçimde kullanmalarını sağlayarak etkinlik ve verimliliklerini arttırmak için değerlendirilmelidir.

Zaman, arka arkaya dizilmiş olayların, durumların, işlerin ve olguların algılanmasıdır. Zaman, olayları ölçebildiğimiz bir süreçtir.

Bu süreç içinde zaman çalışanların hayatıdır. Hayat geri döndürülemez. Çalışanların zamanını harcaması aslında kişisel olarak hayatını harcamasıdır.

Başarılı insanların örneğin satış temsilcilerinin ve yöneticilerin, diğer çalışanlardan daha fazla zamanı yoktur. Temel fark, başarılı insanlar zamanı bir kaynak olarak daha etkili olarak kullanır.

Bütün diğer doğal kaynaklar gibi, zaman verimli olarak kullanılabilir bir özelliktir ve zamandan yararlanılabilir. Ancak zaman, yenilenmesi mümkün olmayan bütün kaynakların en değerli olanıdır.

Zaman diğer kaynaklardan farklı olarak; takas yapılamaz, alınıp satılamaz, biriktirilemez, başkasından aktarılamaz, istiflenemez, üretilemez, çoğaltılamaz ve değiştirilemez. Ancak zaman tasarruflu kullanılabilir.

Zamana hükmetmek ve zamanı tasarruf etmek gereklidir. Özellikle işletmelerde bütün çalışanlara konunun uzmanları tarafından zaman yönetimi eğitimi verilerek, toplantı yapılarak ve kişisel olarak görüşülerek planlama yapma becerisini kazandırmak mümkündür. Zira vakit nakittir.

Zaman kişisel, kültürel ve ruhsal boyutları olan bir kavramdır. Görecelidir. İş hayatında ya da evde tedirgin bir bekleyiş içinde olduğunuzda zaman duygusal olarak insanlara uzun gelir. Geleneksel anlatımı ile bir türlü geçmek bilmez. Oysa başka farklı ve eğlenceli ortamlarda dostlar ile birlikteyken zamanın nasıl hızlı geçtiğini bilemeyiz.

Zaman göreceli olduğu için çalışanların öncelikle var olma nedeni olan görevi, yöneticiler tarafından daha iyi açıklanmalıdır. Yapılan görevler içinde özellikle önemli olan işlere daha çok zaman ayırmalıdır. Önemsiz işleri daha çabuk ve hızla çözmek gerekir.

Telefonlar, elektronik yazışmalar, kişisel görüşme ve toplantılara ayrılan zaman, mümkün olduğu kadar kontrol edilmelidir. Evrak işleri uygun şekilde düzenlenmelidir.

Kısaca çalışanlar zamanı değil kendilerini yönetmelidir. Hedef ve kişisel önceliklerini belirlemelidir. Yapılacak işler için gerekli süreleri hesaplamalıdır. Planlama yapmalı, karar vermeli, yönlendirmeli, sorunları çözümlemeli, zaman boşluğu bırakmalı, zamanı kontrol etmeli ve harekete geçmelidir.